Jak skutecznie zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów w organizacji?

Wiele rosnących organizacji napotyka na problem braku efektywności z powodu pracy w oparciu o papierową dokumentację. W pośpiechu i natłoku codziennych zadań dokumenty giną na półkach, w biurkach czy nawet w koszach…

Coraz więcej przedsiębiorstw z różnych branż decyduje się na implementację systemów EOD (elektronicznego obiegu dokumentów) w swoich organizacjach. Nie zawsze jest to jednak panaceum na wszystkie problemy. Samo rozwiązanie informatyczne, nawet najlepsze i najdroższe, nie pomoże jeśli procesy w firmie są źle zorganizowane, a pracownicy niesumienni i nie zaangażowani lub przeszkoleni. W tym artykule przedstawimy Wam jak skutecznie zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów w organizacji tak aby uzyskać jak największe korzyści i efekty.

Zrozumienie zarządzania obiegiem dokumentów

Definicje

Zarządzanie obiegiem dokumentów to skomplikowany proces, który obejmuje zarządzanie przepływem dokumentów od momentu ich stworzenia, poprzez ich edycję, zatwierdzanie, aż po dystrybucję i archiwizację. Proces ten jest integralną częścią systemu zarządzania dokumentami (DMS), który ułatwia organizację, kontrolę i zabezpieczenie dokumentów cyfrowych.

W przeciwieństwie do zarządzania dokumentami, które koncentruje się głównie na tworzeniu, przechowywaniu, klasyfikacji i usuwaniu dokumentów, zarządzanie obiegiem dokumentów skupia się na monitorowaniu i optymalizacji ich przepływu w organizacji. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie, że każdy dokument trafia do odpowiednich osób w odpowiednim czasie, co minimalizuje opóźnienia i ryzyko błędów.

Elektroniczny obieg dokumentów odgrywa fundamentalną rolę w nowoczesnych organizacjach, stanowiąc ośrodek skutecznego zarządzania informacją. W dobie cyfryzacji, gdzie dane przepływają w tempie niespotykanym w przeszłości, optymalizacja procesów dokumentacyjnych staje się priorytetem.

Typy dokumentów w elektronicznym obiegu

W organizacjach zarządza się szerokim wachlarzem dokumentów, z których każdy pełni różne funkcje i wymaga specyficznych procedur zarządzania. Oto niektóre z najczęściej spotykanych rodzajów dokumentów:

• Dokumenty prawne. Obejmują umowy, licencje, pozwolenia oraz inne dokumenty, które ustanawiają zobowiązania prawne między stronami. Wymagają one szczególnej dbałości o zgodność z przepisami oraz bezpieczne przechowywanie.
• Dokumenty finansowe. Zawierają faktury, paragony, sprawozdania finansowe oraz dokumenty podatkowe. Precyzyjne zarządzanie tymi dokumentami jest istotne dla prawidłowego prowadzenia księgowości i zgodności z wymogami podatkowymi.
• Dokumenty HR. Dotyczą kontraktów pracowniczych, opisów stanowisk, ocen pracowniczych oraz podręczników dla pracowników. Te dokumenty pomagają utrzymać jasność i spójność polityk zatrudnienia oraz procedur zarządzania personelem.
• Dokumenty operacyjne. Obejmują procedury operacyjne, instrukcje pracy, specyfikacje produkcyjne oraz dzienniki konserwacji. Zarządzanie tymi dokumentami zapewnia utrzymanie jakości i efektywności operacji.
• Dokumenty marketingowe i sprzedażowe. Zawierają broszury produktowe, prezentacje sprzedażowe, materiały reklamowe oraz raporty z badań rynkowych. Są bardzo ważne dla promowania produktów lub usług oraz utrzymywania relacji z klientami.
• Dokumenty wewnętrzne. Obejmują notatki służbowe, protokoły z spotkań, korespondencję mailową oraz biuletyny wewnętrzne. Ułatwiają one komunikację i wymianę informacji wewnątrz organizacji.
• Dokumenty zgodności. Dotyczą polityk, procedur i dokumentacji wymaganej do spełnienia standardów regulacyjnych i branżowych. Są niezbędne dla zapewnienia zgodności prawnej oraz minimalizacji ryzyka.
• Dokumenty projektowe. Obejmują plany projektowe, harmonogramy, raporty statusowe, oceny ryzyka oraz dokumenty dostarczane w ramach projektów. Pomagają w skutecznym zarządzaniu projektami, koordynacji oraz monitorowaniu postępów.

Najważniejsze elementy skutecznego zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów

Automatyzacja

Znaczenie automatyzacji w obiegu dokumentów jest nie do przecenienia. W dobie cyfryzacji, automatyzacja procesów dokumentacyjnych stanowi podstawę skutecznego zarządzania przepływem informacji. Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie przypomnień, powiadomień czy zatwierdzeń, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów ludzkich i przyspiesza cały proces.

Narzędzia do automatyzacji

• Przypomnienia i powiadomienia. Automatyczne przypomnienia o terminach oraz powiadomienia o zmianach statusu dokumentów pomagają utrzymać płynność pracy i zapobiegają opóźnieniom.
• Przepływy pracy (workflow). Zaawansowane systemy zarządzania dokumentami umożliwiają tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy, które obejmują wszystkie etapy życia dokumentu – od stworzenia, przez zatwierdzenie, aż po archiwizację.
• Szablony dokumentów. Automatyczne generowanie dokumentów na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów oszczędza czas i zapewnia spójność treści.

Automatyzacja nie tylko przyspiesza procesy, ale również zwiększa ich przejrzystość. Każdy etap przepływu dokumentu jest rejestrowany i można go łatwo prześledzić, co ułatwia zarządzanie oraz audytowanie procesów.

Wybór odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Wybór odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami (DMS) to bardzo ważny krok w procesie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów. Decyzja ta powinna być oparta na kilku istotnych kryteriach, które zapewnią, że wybrany system będzie w pełni odpowiadał potrzebom organizacji.

Czynniki do rozważenia przy wyborze DMS

• Bezpieczeństwo. System powinien oferować zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu i audyt logów. Ochrona wrażliwych informacji przed nieautoryzowanym dostępem jest priorytetem.
• Integracje. Ważne jest, aby DMS mógł integrować się z innymi systemami używanymi w organizacji, takimi jak systemy ERP, CRM czy narzędzia do zarządzania projektami. Umożliwia to płynny przepływ informacji między różnymi platformami.
• Potrzeby zespołu. System powinien być dostosowany do specyficznych wymagań zespołu. Należy uwzględnić potrzeby różnych działów, takie jak współpraca w czasie rzeczywistym, dostęp mobilny czy funkcje raportowania.
• Wersjonowanie dokumentów. Możliwość śledzenia i zarządzania wersjami dokumentów jest bardzo ważne dla utrzymania ich aktualności i zgodności. Użytkownicy powinni mieć dostęp do historii zmian i możliwość przywracania wcześniejszych wersji w razie potrzeby.

Zarządzanie zgodnością i bezpieczeństwem

Zarządzanie zgodnością i bezpieczeństwem to fundamenty skutecznego zarządzania dokumentami. Systemy DMS muszą wspierać organizacje w spełnianiu wymogów regulacyjnych oraz zapewniać najwyższy poziom ochrony danych.

Wymogi zgodności (np. GDPR, RODO)

• Spełnianie regulacji. Systemy DMS muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak GDPR (General Data Protection Regulation) czy RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Oznacza to, że muszą oferować funkcje takie jak anonimizacja danych, zarządzanie zgodami oraz możliwość usuwania danych na żądanie.
• Audyt i raportowanie. Systemy powinny umożliwiać łatwe przeprowadzanie audytów oraz generowanie raportów zgodności. Dokumentacja wszystkich operacji związanych z danymi jest niezbędna do wykazania zgodności z przepisami.

Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowanie. Wszystkie dane powinny być szyfrowane zarówno w trakcie przesyłania, jak i przechowywania. Szyfrowanie end-to-end zapewnia, że dane są chronione na każdym etapie ich obiegu.
• Kontrola dostępu. System powinien umożliwiać zarządzanie dostępem do dokumentów na poziomie użytkownika i roli. Tylko upoważnione osoby powinny mieć dostęp do określonych dokumentów i funkcji.
• Monitorowanie i alerty. Ciągłe monitorowanie systemu oraz konfigurowalne alerty bezpieczeństwa pomagają w szybkim wykrywaniu i reagowaniu na potencjalne zagrożenia.

Podsumowanie – wybór odpowiedniego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi

Skuteczne zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów wymaga zrozumienia i wdrożenia kilku istotnych elementów. Automatyzacja procesów pozwala na zwiększenie efektywności i redukcję błędów. Wybór odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami powinien opierać się na dokładnej analizie potrzeb organizacji, z uwzględnieniem bezpieczeństwa, integracji, wymagań zespołu i zarządzania wersjami. Zarządzanie zgodnością i bezpieczeństwem jest niezbędne do ochrony danych i spełnienia wymogów regulacyjnych. Zastosowanie tych praktyk pozwoli na efektywne i bezpieczne zarządzanie dokumentami w Twojej organizacji.

Praktyczne kroki w implementacji elektronicznego obiegu dokumentów

Ocena obecnych procesów

Ocena obecnych procesów dokumentowych jest fundamentem każdej efektywnej implementacji systemu zarządzania dokumentami (DMS). Przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących procedur pozwala zidentyfikować obszary, które wymagają optymalizacji oraz dostosowania do nowych technologii.

Analiza procesów

• Mapowanie istniejących procesów. Sporządzenie szczegółowych map procesów dokumentacyjnych umożliwia zrozumienie obecnych przepływów pracy oraz identyfikację wąskich gardeł i redundancji. Pomaga to w wizualizacji, jak dokumenty są tworzone, przetwarzane i przechowywane.
• Identyfikacja słabych punktów. Analiza pozwala wykryć nieefektywne praktyki, które spowalniają procesy, oraz obszary narażone na błędy ludzkie. W ten sposób można skoncentrować się na najbardziej krytycznych elementach wymagających poprawy.
• Ocena technologii. Sprawdzenie, jakie narzędzia i systemy są obecnie używane, pozwala określić, które z nich można zintegrować z nowym DMS, a które powinny zostać zastąpione bardziej zaawansowanymi rozwiązaniami.

Projektowanie i wdrażanie efektywnych obiegów

Projektowanie efektywnych obiegów dokumentów wymaga ścisłej współpracy z interesariuszami, aby stworzyć system, który będzie odpowiadał rzeczywistym potrzebom organizacji.

Tworzenie map przepływów pracy

• Współpraca z interesariuszami. Zaangażowanie przedstawicieli wszystkich działów zapewnia, że projektowany system uwzględni różnorodne potrzeby i oczekiwania użytkowników końcowych. Interesariusze dostarczają cennych informacji na temat specyfiki pracy w poszczególnych działach.
• Mapowanie przepływów pracy. Wykorzystanie narzędzi takich jak diagramy przepływów pracy (workflow diagrams) umożliwia szczegółowe zaplanowanie każdego etapu obiegu dokumentów. Diagramy te pomagają zidentyfikować potencjalne punkty zapalne i możliwości automatyzacji.
• Redukcja wąskich gardeł. Przeanalizowanie przepływów pracy pozwala zidentyfikować i wyeliminować wąskie gardła, które mogą powodować opóźnienia. Obejmuje to również eliminację zbędnych kroków i redundancji, co zwiększa efektywność procesów.

Wdrażanie systemu

• Pilotażowe wdrożenie. Przeprowadzenie pilotażowego wdrożenia w wybranych działach pozwala na przetestowanie systemu w rzeczywistych warunkach i wprowadzenie niezbędnych korekt przed pełnym wdrożeniem.
• Stopniowe wprowadzanie zmian. Wprowadzanie nowego systemu etapami, począwszy od najważniejszych funkcji, pozwala na płynne przejście i minimalizację zakłóceń w codziennej pracy.

Szkolenie pracowników

Szkolenie pracowników to niezwykle istotny element w procesie wdrażania nowych systemów zarządzania dokumentami. Bez odpowiedniego przygotowania użytkowników końcowych, nawet najbardziej zaawansowany system może nie przynieść oczekiwanych korzyści.

Znaczenie szkoleń

• Zrozumienie nowego systemu. Szkolenia pomagają pracownikom zrozumieć, jak działa nowy system i jakie korzyści przynosi jego stosowanie. Umożliwiają również zapoznanie się z nowymi funkcjami i narzędziami.
• Zmniejszenie oporu wobec zmian. Pracownicy często opierają się nowym technologiom z powodu braku wiedzy lub obaw przed zmianą. Szkolenia pomagają zniwelować te obawy poprzez dostarczenie niezbędnych informacji i wsparcia.

Tworzenie materiałów szkoleniowych

• Kompleksowe podręczniki. Opracowanie szczegółowych podręczników, które krok po kroku opisują, jak korzystać z nowego systemu, jest nieodzowne. Powinny one zawierać ilustracje, przykłady i najlepsze praktyki.
• Interaktywne moduły szkoleniowe. Wykorzystanie interaktywnych modułów szkoleniowych, takich jak e-learning, pozwala pracownikom na samodzielne zdobywanie wiedzy w dogodnym dla nich czasie.

Sesje praktyczne

• Warsztaty i szkolenia praktyczne: Organizowanie warsztatów oraz praktycznych sesji szkoleniowych umożliwia pracownikom praktyczne przećwiczenie nowych umiejętności. Sesje te powinny obejmować symulacje rzeczywistych scenariuszy, z którymi pracownicy mogą się spotkać w codziennej pracy.
• Stałe wsparcie i pomoc: Zapewnienie stałego wsparcia technicznego i merytorycznego po wdrożeniu systemu pomaga pracownikom w adaptacji do nowych procesów oraz rozwiązywaniu ewentualnych problemów.

Podsumowanie

Implementacja systemu zarządzania dokumentami wymaga przemyślanej strategii i zaangażowania całej organizacji. Ocena obecnych procesów pozwala zidentyfikować obszary do poprawy. Projektowanie efektywnych obiegów z udziałem interesariuszy zapewnia dopasowanie systemu do rzeczywistych potrzeb. Szkolenie pracowników jest nieodzownym elementem wdrożenia, umożliwiającym pełne wykorzystanie potencjału nowego systemu. Zastosowanie tych praktyk pozwoli na efektywne i bezproblemowe wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, przynosząc organizacji wymierne korzyści.

Monitorowanie i optymalizacja systemu

Ciągłe monitorowanie

Ciągłe monitorowanie systemu zarządzania dokumentami (DMS) jest nieodzownym elementem zapewniającym jego efektywność i niezawodność. Bez regularnego nadzoru, nawet najbardziej zaawansowane systemy mogą napotkać na wąskie gardła, które spowalniają pracę i obniżają produktywność.

Znaczenie stałego monitorowania:

• Identyfikacja wąskich gardeł. Regularne monitorowanie pozwala na szybkie wykrywanie obszarów, w których procesy stają się nieefektywne. Wąskie gardła mogą wynikać z przeciążenia systemu, niewystarczających zasobów lub problemów z infrastrukturą sieciową.
• Analiza błędów. Monitorowanie umożliwia bieżące śledzenie i analizowanie błędów systemowych oraz operacyjnych. Szybka identyfikacja przyczyn błędów pozwala na ich natychmiastową naprawę, minimalizując przestoje i ryzyko utraty danych.
• Wprowadzanie optymalizacji. Na podstawie zebranych danych można wprowadzać usprawnienia do systemu. Optymalizacje mogą obejmować dostosowanie parametrów systemowych, ulepszenia interfejsu użytkownika czy wprowadzenie nowych funkcji automatyzujących procesy.

Narzędzia do monitorowania:

• Systemy zarządzania wydajnością. Narzędzia te monitorują wydajność DMS w czasie rzeczywistym, analizując wykorzystanie zasobów, czas odpowiedzi i inne wskaźniki wydajności.
• Raportowanie i dashboardy. Interaktywne dashboardy umożliwiają wizualizację danych dotyczących działania systemu, co ułatwia identyfikację problemów i podejmowanie decyzji na podstawie bieżących informacji.

Audyt i bezpieczeństwo

Regularne audyty bezpieczeństwa oraz przeglądy dzienników użytkowników są bardzo istotne dla zapewnienia zgodności i skuteczności systemu zarządzania dokumentami.

Znaczenie audytów bezpieczeństwa:

• Zapewnienie zgodności. Audyty pomagają w utrzymaniu zgodności z przepisami prawnymi oraz wewnętrznymi politykami organizacji. Regularne przeglądy zapewniają, że wszystkie procedury są przestrzegane, a dane są chronione zgodnie z obowiązującymi standardami.
• Wykrywanie nieprawidłowości. Przeglądy dzienników użytkowników pozwalają na wykrywanie nieautoryzowanych działań oraz potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na incydenty i minimalizowanie ryzyka naruszeń danych.
• Optymalizacja polityk bezpieczeństwa. Na podstawie wyników audytów można wprowadzać poprawki do polityk bezpieczeństwa, dostosowując je do zmieniających się potrzeb i zagrożeń. Obejmuje to modyfikację procedur dostępu, szyfrowania danych czy zarządzania uprawnieniami użytkowników.

Narzędzia i techniki audytu

• Automatyczne systemy audytowe. Narzędzia te monitorują i rejestrują wszystkie operacje w systemie, umożliwiając przeprowadzanie szczegółowych analiz i audytów.
• Analiza ryzyka. Regularna analiza ryzyka pozwala na identyfikację i ocenę potencjalnych zagrożeń, a także na opracowanie strategii minimalizujących ryzyko.

Branże, które najczęściej wdrażają systemy elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami

Poniżej prezentujemy Wam ułożoną alfabetycznie listę 20 branż, które najczęściej używają nowoczesnych systemów do elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami. Oczywiście ta lista mogła by być znacznie dłuższa ponieważ tego typu rozwiązania mają zastosowania w zasadzie w każdej branży i wielkości firmy. 

1. Administracja publiczna
2. Budownictwo
3. Edukacja i uczelnie wyższe
4. Energetyka
5. Farmaceutyka
6. Handel detaliczny
7. Hotele i gastronomia
8. HR i rekrutacja
9. Inżynieria
10. IT i usługi technologiczne
11. Biura rachunkowe i kancelarie podatkowe
12. Nieruchomości
13. NGO i organizacje non-profit
14. Opieka zdrowotna i branża medyczna
15. Kancelarie prawne
16. Produkcja i przemysł
17. Sektor finansowy i bankowy
18. Telekomunikacja
19. Transport i logistyka
20. Ubezpieczenia

Najpopularniejsze systemy elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce

Oto lista 10 najbardziej popularnych systemów do elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami w Polsce:

1. Comarch DMS
2. WEBCON BPS
3. SaldeoSMART
4. Connecto DMS
5. enova365
6. DocuWare
7. Bitrix24
8. nAxiom
9. Ready_™
10. Enovatio Workflow

Te systemy są powszechnie stosowane w polskich firmach i instytucjach do zarządzania dokumentami, automatyzacji procesów oraz poprawy efektywności operacyjnej​.

Podsumowanie – jak efektywnie zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów w organizacji?

Sam wybór i zakup systemu do do elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzania nimi to niestety trochę za mało aby poprawić wydajność pracy. Rozwiązania informatyczne i aplikacje muszą zostać odpowiednio wdrożone oraz dopasowane do struktury przedsiębiorstwa lub instytucji. Konieczna jest odpowiednia kultura organizacyjna, zaangażowanie pracowników oraz wiedza jak efektywnie korzystać z systemu. Dlatego też pracownicy powinni być zarówno odpowiednio przeszkoleni jak i zmotywowani do korzystania z oprogramowania i aplikacji. Tylko w ten sposób będziemy w stanie skutecznie zarządzać przepływem dokumentacji oraz spraw.

Więcej szczegółowych informacji na temat tego czym jest oraz jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie znajdziecie w artykule: https://optima-demo.com.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie/