Ewidencja czasu pracy w 2026 roku: co to jest, co musi zawierać i jak ją prowadzić?

Ewidencja czasu pracy w 2026 roku pozostaje kluczowym dokumentem kadrowym. Na jej podstawie pracodawca rozlicza wynagrodzenie, nadgodziny, dodatki, urlopy oraz inne świadczenia dla pracowników. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany prowadzić ją dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Obecne przepisy szczegółowo określają wymagane dane oraz czas ich przechowywania. W poradniku przedstawiamy, jak zrealizować wszystkie obowiązki wynikające z przepisów, ograniczyć ryzyko kar finansowych oraz uporządkować dokumentację kadrową. Przeczytaj, aby upewnić się, że ewidencja czasu pracy w twojej firmie jest pełna, poprawna i gotowa na każdą kontrolę.

Co to jest ewidencja czasu pracy i czy jest obowiązkowa?

Z perspektywy Kodeksu pracy ewidencja czasu pracy to podstawowy dokument, dzięki któremu można ustalić, jak faktycznie wyglądał czas pracy konkretnego pracownika. Opiera się ona na definicji czasu pracy z art. 128 § 1 – jest to czas, w którym: „pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. Ewidencja powinna więc odwzorowywać przebieg tego czasu, obejmując m.in.:

• Dobową i tygodniową liczbę przepracowanych godzin.
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Pracę w godzinach nadliczbowych.
• Pracę w nocy, w niedziele i święta.
• Pełnione dyżury.
• Okresy urlopów oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że celem takiej ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

W praktyce ewidencja czasu pracy to dokument kadrowy, który wiernie odzwierciedla rzeczywisty czas pracy pracownika i umożliwia prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń.

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Tak, ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, art. 149 § 1 nakłada na pracodawcę obowiązek jej prowadzenia, a art. 94 pkt 9a zalicza ją do dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma ustawowy obowiązek jej prowadzenia.

Niedopełnienie tych obowiązków ma wyraźnie określone konsekwencje. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6–6a, pracodawca, który „nie prowadzi dokumentacji pracowniczej” lub nie przechowuje jej przez wymagany okres, „podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.

W związku z tym ewidencja czasu pracy jest nie tylko narzędziem organizacyjnym, ale przede wszystkim obowiązkowym elementem dokumentacji pracowniczej, którego brak może skutkować poważnymi karami finansowymi.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czym się różnią?

Często myli się ewidencję czasu pracy z listą obecności. Tymczasem z punktu widzenia przepisów to dwa różne dokumenty – i tylko jeden z nich jest obowiązkowy.

Ewidencja czasu pracy

• Jest obowiązkowym elementem dokumentacji pracowniczej dla każdego pracownika.
• Musi zawierać szczegółowe informacje wymienione w rozporządzeniu (godziny pracy, nadgodziny, dyżury, nieobecności itd.).
• Stanowi podstawę do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Lista obecności

• Nie jest wymagana przepisami.
• Może być stosowana dobrowolnie jako narzędzie organizacyjne.
• Zwykle ogranicza się do informacji, czy pracownik był / nie był w pracy.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy w 2026 roku?

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku. Rozporządzenie doprecyzowuje, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy, wskazując szczegółowy katalog informacji, które pracodawca ma obowiązek gromadzić. W praktyce oznacza to, że ewidencja czasu pracy w 2026 roku musi zawierać co najmniej informacje o:

• Łącznej liczbie godzin przepracowanych w danym dniu oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej.
• Liczbie godzin nadliczbowych.
• Dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z grafiku, dzień wolny w zamian za pracę w wolną sobotę).
• Dyżurach, wraz ze wskazaniem liczby godzin dyżuru, godzin jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsca pełnienia.
• Rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy (np. zwolnienia okolicznościowe, zwolnienie z powodu działania siły wyższej).
• Rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. urlopy rodzicielskie, wychowawcze, opieka nad dzieckiem).
• Wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności.
• Czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach dozwolonych w ramach przygotowania zawodowego.

Ten katalog stanowi punkt odniesienia dla każdego wzoru karty ewidencji w firmie.

Zwolnienie lekarskie a ewidencja czasu pracy

Rozporządzenie nie wymienia wprost „L4”, ale zobowiązuje pracodawcę do wykazywania w ewidencji:

• rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Oznacza to, że w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby w ewidencji czasu pracy nie wpisuje się godzin pracy. Zamiast tego wykazuje się rodzaj nieobecności (choroba) oraz jej wymiar – w dniach lub godzinach. Podstawą do takiego wpisu jest zaświadczenie lekarskie.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? (Miesięczna, roczna, uproszczona)

Przepisy nie narzucają jednego, konkretnego wzoru, dlatego ewidencja czasu pracy może mieć różne formy – papierową lub elektroniczną, miesięczną czy roczną – pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymagane informacje.

W praktyce odpowiedź na pytanie: „Jak prowadzić ewidencje czasu pracy?”, sprowadza się do dwóch zasad:

1. Formy (miesięczna, roczna, papier, Excel, system HR) – dowolna.
2. Zakresu danych i indywidualność dla każdego pracownika – wynikające z przepisów i obowiązkowe.

Miesięczna ewidencja czasu pracy

Najczęściej stosuje się miesięczną ewidencję czasu pracy:

• Dla każdego pracownika prowadzi się kartę za dany miesiąc.
• Każdy wiersz odpowiada jednemu dniu.
• W kolumnach wpisuje się m.in.:
  • datę,
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbę przepracowanych godzin,
  • nadgodziny,
  • pracę w nocy,
  • rodzaj nieobecności (urlop, choroba, opieka, zwolnienie z powodu siły wyższej, inne usprawiedliwione nieobecności),
  • ewentualnie dyżury, ze wskazaniem miejsca pełnienia.

Taka karta dobrze pokazuje pełny obraz czasu pracy i nieobecności. Jest to najprostszy sposób, by mieć pewność, że ewidencja czasu pracy zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami.

Roczna ewidencja czasu pracy

Niektórzy pracodawcy, oprócz kart miesięcznych, tworzą także roczną ewidencję czasu pracy, w której:

• Dane z poszczególnych miesięcy są zestawione w jednym arkuszu lub raporcie.
• Szczegółowe informacje dzienne nadal znajdują się w kartach miesięcznych.
• Roczna ewidencja pełni funkcję zbiorczego podsumowania i narzędzia do szybkiego przeglądu.

Przepisy nie posługują się pojęciem „roczna ewidencja czasu pracy”, ale jej tworzenie jest dozwolone, o ile nie zastępuje właściwej ewidencji. Rozporządzenie wymaga, by ewidencja zawierała konkretne informacje o godzinach pracy, co wymusza szczegółowość na poziomie dnia.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

W określonych przypadkach możliwa jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, nie ewidencjonuje się godzin pracy w stosunku do:

• pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Brak obowiązku wykazywania godzin nie oznacza jednak braku ewidencji w ogóle. Wciąż trzeba:

• Prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika jako element dokumentacji.
• Wykazywać co najmniej dni pracy oraz okresy nieobecności (urlopy, zwolnienia).

W praktyce uproszczona ewidencja może mieć mniej kolumn, ale nadal musi zapewniać możliwość prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i świadczeń.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zgodnie z przepisami? Kilka praktycznych wskazówek

Zadbaj o czytelny, jednolity wzór

Używaj jednego wzoru karty ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników, co ułatwi kontrolę nad odnotowaniem wszystkich wymaganych elementów (godziny, nadgodziny, praca w nocy, dni wolne, nieobecności).

Prowadź ewidencję oddzielnie dla każdego pracownika

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 149) oraz rozporządzeniem (§ 6), dokumentacja dotycząca stosunku pracy, w tym ewidencja czasu pracy, powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Zapewnij spójność danych

Dane w ewidencji muszą być spójne z:

• Rozkładem czasu pracy (grafikiem), sporządzanym co najmniej na 1 miesiąc, jeśli pracodawca ma obowiązek jego tworzenia.
• Listą płac.
• Aktami osobowymi i innymi dokumentami (wnioski urlopowe, wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, dokumenty dotyczące systemu zadaniowego itp.).

Aktualizuj ewidencję na bieżąco

Choć przepisy nie narzucają konkretnej częstotliwości zapisu, z punktu widzenia kontroli i rzetelności najlepiej prowadzić ewidencję na bieżąco, a nie dopiero pod koniec miesiąca.

Dostosuj wzór do specyfiki pracy (zmianowej, zdalnej, ruchomego czasu pracy)

Jeśli zatrudniasz pracowników w systemach zmianowych, z ruchomym rozkładem czy pracą zdalną, warto dodać kolumny dotyczące np.:

• Rodzaju zmiany.
• Miejsca wykonywania pracy.
• Rozkładu czasu pracy ustalonego indywidualnie.

Pamiętaj o formie – papierowej lub elektronicznej

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu wymogów dotyczących bezpieczeństwa, integralności i dostępu. Dokumentacja elektroniczna jest równoważna papierowej.

Stosując te zasady, masz pewność, że przyjęty sposób ewidencjonowania jest zgodny z Kodeksem pracy i rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – programy i narzędzia

Coraz rzadziej ewidencja czasu pracy prowadzona jest wyłącznie w formie papierowej. Obowiązujące przepisy dopuszczają jej elektroniczną wersję jako element dokumentacji pracowniczej.

W praktyce elektroniczna ewidencja czasu pracy może być prowadzona jako:

1. Podstawowe rozwiązania

• Ewidencja czasu pracy w Excelu – popularna opcja w mniejszych firmach, pozwalająca na zliczanie godzin, nadgodzin i dni urlopu. Pamiętaj, że jako dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio zabezpieczona.

2. Specjalistyczne programy i aplikacje

• Aplikacje webowe lub mobilne – umożliwiające pracownikom rejestrowanie czasu pracy, przerw, urlopów i innych nieobecności.
• Dedykowane systemy – do rejestracji wejść/wyjść, rozliczania grafików, nadgodzin, pracy w nocy, dyżurów itp.

3. Zintegrowane systemy HR / HCM

Najbardziej zaawansowane rozwiązania to nowoczesne systemy HR typu HCM (Human Capital Management), które łączą w sobie:

• Elektroniczną ewidencję czasu pracy.
• Obsługę wniosków urlopowych i innych nieobecności.
• Rozliczanie nadgodzin i dodatków.
• Naliczanie płac.
• Raportowanie i analitykę HR.

Przykładem jest SMART LMS&HCM – system HR, który umożliwia:

• Automatyczne zbieranie danych o czasie pracy (z terminali, aplikacji, pracy zdalnej).
• Powiązanie ewidencji z grafikami i planami czasu pracy oraz z rozliczaniem wynagrodzeń.
• Przechowywanie ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej z zachowaniem wymogów Rozporządzenia (bezpieczeństwo, integralność, dostęp, możliwość wydruku).
• Integrację z innymi modułami – szkoleniami, ocenami, rekrutacją.

Dzięki takim narzędziom elektroniczna ewidencja czasu pracy ogranicza ryzyko błędów, przyspiesza pracę działu kadr i ułatwia przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli PIP czy sporu sądowego.

Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy? (Kierowcy, nauczyciele, umowa zlecenie)

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy: zatrudnionych na umowę o pracę, mianowanie, powołanie, wybór czy spółdzielczą umowę o pracę. Dochodzą jednak przepisy szczególne, m.in. dla kierowców i pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie.

Ewidencja czasu pracy kierowcy

Ewidencja dla kierowców jest regulowana odrębną ustawą. Zgodnie z art. 25 ust. 1, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń, uwzględniając pracę w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dyżury oraz okresy odpoczynku.

Ustawa dopuszcza różne źródła danych dla ewidencji czasu pracy kierowców – w praktyce są to przede wszystkim:

• Wydruki i pliki z tachografu cyfrowego.
• Wykresy z tachografu analogowego.
• Dane z kart kierowcy.
• Dodatkowe karty ewidencji uzupełniające informacje o urlopach, chorobach i innych nieobecnościach.

Ewidencja czasu pracy nauczyciela

Ewidencja czasu pracy nauczyciela ma swoją specyfikę, ponieważ czas pracy tej grupy zawodowej regulują zarówno Kodeks pracy, jak i Karta Nauczyciela. Kluczowym punktem odniesienia jest pensum dydaktyczne (liczba godzin zajęć), które ewidencjonuje się w dziennikach lekcyjnych i zajęć.

W praktyce dyrektor nie prowadzi dla nauczyciela klasycznej karty z godziną wejścia i wyjścia każdego dnia. Kluczowe znaczenie mają dzienniki zajęć, listy obecności na radach pedagogicznych oraz inne dokumenty potwierdzające wykonywanie obowiązków.

Umowa zlecenie

W przypadku umów cywilnoprawnych mówimy raczej o ewidencji liczby godzin wykonywania zlecenia. Ustawa nakazuje, aby w umowie zlecenia określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Choć formalnie nie jest to ewidencja czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, pełni podobną funkcję – bez niej nie można sprawdzić, czy zachowano minimalną stawkę godzinową.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy – jak długo i w jakiej formie?

Przepisy o dokumentacji pracowniczej wymagają, aby ewidencja czasu pracy była przechowywana nie tylko na czas trwania zatrudnienia, ale jeszcze przez 10 lat po jego zakończeniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy). Dzięki temu w razie sporu sądowego czy kontroli można odtworzyć, jak faktycznie wyglądał czas pracy danej osoby.

W przypadku umowy zlecenia obowiązuje inna zasada. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin (np. karty godzinowe, miesięczne zestawienia) warto archiwizować przez co najmniej 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Ten okres wiąże się co do zasady z możliwością dochodzenia roszczeń z tytułu minimalnej stawki godzinowej.

Forma przechowywania

Ewidencję czasu pracy można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja elektroniczna ma taką samą ważność jak papierowa, pod warunkiem, że system zapewnia bezpieczeństwo danych, ich integralność, łatwe wyszukiwanie i możliwość wydruku.

Dlaczego precyzyjna ewidencja czasu pracy jest kluczowa?

Dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy nie jest tylko formalnym obowiązkiem, ale praktycznym narzędziem wspierającym decyzje biznesowe. Jeśli chcesz, aby twoja firma:

• działała zgodnie z prawem,
• miała porządek w dokumentacji,
• nie traciła czasu na ręczne poprawki i przeliczanie godzin,

rozważ wprowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Najlepiej w zintegrowanym systemie HR, który automatyzuje procesy i łączy dane z ewidencji z pozostałymi procesami kadrowo-płacowymi, zgodnie z wymaganiami Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.