Wraz z postępem technologii, coraz więcej przedsiębiorców rewiduje tradycyjny sposób zarządzania przepływem dokumentów wewnątrz swoich firm. Zauważają oni, że papierowe procesy mają swoje ograniczenia i przestawiają się na rozwiązania elektroniczne. Co w takiej sytuacji może zrobić przedsiębiorca?
Odpowiedzią jest digitalizacja dokumentów, czyli zamienienie ich wersji papierowej na cyfrową przy użyciu skanerów. Jest to wygodny sposób na archiwizowanie, a ponadto ułatwia on poszukiwanie umów, faktur czy innych potrzebnych informacji. W tym artykule skupimy się na najważniejszych korzyściach, jakie zapewnia digitalizacja dokumentacji.
Zwiększ efektywność pracy swojej firmy
Elektroniczny obieg dokumentów zwiększa efektywność pracy. Automatyzacja procesów, podzielenie projektów i administrowanie dokumentami staje się bardzo łatwe i szybkie. Pracownicy nie muszą ręcznie tworzyć dokumentów, drukować ich, a następnie czuwać nad ich obiegiem. W wersji cyfrowej informacje, np. faktury do zatwierdzenia lub umowy, trafiają do przydzielonych osób w systemie elektronicznym. Dzięki temu każdy wie, na jakim etapie i u kogo znajduje się dany dokument.
Cyfrowe dokumenty to mniejsza liczba błędów
Nawet najbardziej doświadczeni specjaliści czasami popełniają błędy. Choć nie muszą mieć one poważnych konsekwencji, to ich naprawa wymaga czasu i wpływa na tempo pracy. Dla przykładu błąd w umowie z kontrahentem może skutkować koniecznością przygotowania nowych kopii i zebrania kolejnej rundy podpisów. W cyfrowych aplikacjach korekty i akceptacja są znacznie mniej czasochłonne. Co więcej, w niektórych procesach można wyłączyć czynnik ludzki, zastępując go automatycznymi rozwiązaniami, które zminimalizują ryzyko błędów.
Łatwy dostęp do danych
Centralizacja dokumentów firmy na jednej platformie umożliwia nieustanny dostęp do niezbędnych informacji, które są zawsze na wyciągnięcie ręki, co pozwala wykonywać potrzebne zadania. Jest to szczególnie korzystne rozwiązanie, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdy wiele firm przechodzi na pracę zdalną.
Dzięki temu, że narzędzia działają w przeglądarce internetowej, wystarczy tylko połączenie z siecią Wi-Fi, aby uzyskać zdalny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Co więcej, są one kompatybilne z różnymi urządzeniami mobilnymi, takimi jak smartfony i tablety, dzięki technologii RWD, która automatycznie dostosowuje wygląd interfejsu do różnych rozmiarów ekranów.
Skuteczna ochrona danych przed utratą
Bezpieczeństwo i ochrona danych to kluczowe elementy w działalności każdej firmy. Oznacza to, że wybór odpowiedniej strategii zarządzania dokumentacją staje się niezwykle istotny. Konwencjonalne podejście oparte na papierowych dokumentach niesie ze sobą ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
W przypadku dostępnych narzędzi, oprócz ich funkcjonalności, warto zwróć uwagę na kwestię bezpieczeństwa przetwarzanych danych i przechowywania dokumentów. W przypadku wielowarstwowej kontroli dostępu oraz możliwości precyzyjnej regulacji, który z pracowników ma uprawnienia do konkretnych informacji, trudniej o przypadkowe (lub celowe) usunięcie danych.
Usprawnij działania administracyjne swojej firmy. Postaw na cyfrowy obieg dokumentów i zyskaj czas na zadania, które przynoszą zysk dla przedsiębiorstwa.
Obowiązek Informacyjny RODO
Polityka Prywatności
Jak wyłączyć cookies
Cyberbezpieczeństwo